Agenda · Disponibilidad · Membresías
Kairo es el sistema de agendamiento para negocios que atienden con cita previa, con personal que presta servicios distintos y que además vende paquetes prepagados. El cliente solo ve horarios que existen de verdad, y cada sesión se descuenta de su membresía sin que nadie lleve la cuenta a mano.
Cada negocio entra por su propio subdominio, con su base de datos aparte.
El día a día
Casi todos los negocios de servicios arrancan igual: la agenda en una libreta, los paquetes en la memoria y la disponibilidad en la cabeza de quien contesta el teléfono. Funciona hasta el día en que dos clientes quedan a la misma hora con la misma persona.
La misma persona termina agendada en dos lugares a la vez. Kairo no deja: un empleado no puede tener dos citas vivas que se toquen en el tiempo, sin importar dónde se presten, y el turno se vuelve a verificar justo antes de guardar.
El cliente compró un paquete de cuatro y jura que le faltan dos. Aquí cada membresía lleva su saldo por servicio, se descuenta al reservar y se devuelve si la cita se cancela.
Mañana de 8 a 12, tarde de 1 a 6, sábados solo hasta mediodía y un empleado con jornada propia. Kairo lo resuelve con franjas independientes: tantas como el negocio necesite.
Modos de operación
No es una casilla decorativa: cambia el asistente de reserva, los horarios, el menú y hasta qué se le pide a un servicio. Y se puede cambiar en cualquier momento sin tocar las citas ya registradas.
El cliente va al negocio. Al reservar elige la sede, y desde ahí se cargan los servicios que se prestan allí y los empleados que atienden allí.
El equipo va donde el cliente. Al reservar elige su dirección, y la principal viene preseleccionada.
Cambiar a domicilio no borra las sedes ni las asignaciones: quedan guardadas por si el negocio vuelve a atender en un local.
Funciones
Configurar el negocio, agendar y vender paquetes. Kairo cubre las tres con las mismas reglas, así que lo que se configura arriba se respeta abajo sin excepciones.
Nadie escribe horarios a mano. El sistema cruza empleados elegibles, franjas vigentes, bloqueos y citas vivas, y solo entonces dice qué turnos existen.
Cada banda es independiente: sede, días de la semana y hora de inicio y fin. La jornada partida son dos franjas, y el hueco del almuerzo simplemente no existe como turno.
Un festivo, un mantenimiento en una sede, la cita médica de un empleado el martes de 8 a 12. Se acota por sede, por persona y por tramo de horas, y las combinaciones valen.
Seis pasos, calendario mensual y grilla de turnos. Los ocupados se ven tachados con su motivo: si se escondieran, parecería que el negocio no atiende ese día.
El paquete es el producto del catálogo; la membresía es el paquete ya comprado, con su propio saldo. Si mañana cambia el precio, lo vendido no se altera.
El administrador configura, el empleado consulta y atiende, el cliente reserva lo suyo. El empleado ve toda la configuración para poder responder, pero no puede modificarla.
En modo domicilio cada cliente marca su dirección principal. Una dirección con citas registradas no se elimina: se inhabilita, para no romper el historial.
Una membresía activa entra en «por renovar» cuando le quedan 30 días o menos. El reporte las ordena por vencimiento: lo que vence primero queda arriba.
Cada negocio entra por tunegocio.kairobook.com y sus datos viven en una base separada. No hay un filtro que se pueda olvidar: los datos de dos negocios no se tocan.
El asistente de reserva
El primer paso cambia según el modo: la sede si el cliente va al negocio, su dirección si el equipo va hacia él. Lo demás es igual.
Según el modo del negocio. En domicilio, la dirección principal viene preseleccionada.
Solo los que se prestan ahí. Cada uno trae su duración y su holgura posterior.
Uno específico o «sin preferencia»: ahí el sistema asigna al menos ocupado ese día.
Calendario mensual pintado con el mismo motor: disponible, cerrado o fuera de rango.
La grilla completa. Los turnos ocupados se ven tachados, con el motivo al pasar el mouse.
Pago directo o con cargo a una membresía que tenga saldo de ese servicio en particular.
Un servicio de 60 minutos con 15 de holgura ocupa 75 minutos de la agenda: el turno siguiente arranca cuando el anterior de verdad terminó.
Motor de disponibilidad
Esconderlos daría la sensación de que el negocio no atiende. Kairo pinta la grilla completa y le dice al cliente por qué ese turno no se puede tomar.
Pasa el mouse por un turno tachado para ver su motivo. El hueco de 12:00 a 13:30 es el corte entre la franja de la mañana y la de la tarde.
Se buscan los empleados elegibles, se revisa si el día está cerrado, se cargan las franjas vigentes y las citas vivas, se generan los turnos y se fusionan: un turno queda disponible si al menos un empleado elegible lo tiene libre.
Pueden pasar minutos. Por eso el turno se vuelve a verificar justo antes de guardar: si ya se ocupó, la reserva se rechaza con un mensaje claro en vez de crear un choque de agenda.
Ciclo de vida de la cita
Los cuatro primeros mantienen el turno reservado y bloquean la agenda. Los otros cuatro la liberan. El detalle de la cita muestra todo como una línea de tiempo.
Ni el administrador puede confirmar por él: el dato perdería su valor. Confirmar es la forma que tiene el cliente de decir «sí, ahí estaré».
Es una decisión deliberada: cancelar en cascada podría borrar decenas de citas por un clic. El personal decide qué hacer con cada una.
Subir el precio de un servicio no altera las citas ya agendadas, y cambiar un paquete no toca las membresías ya vendidas.
Paquetes y membresías
Si se descontara al completar la cita, un cliente con una sola sesión podría agendar cinco con ella. Retener al reservar impide sobregirar; devolver al cancelar impide perder sesiones por citas que nunca ocurrieron.
Una cita cubierta por membresía se guarda con precio 0 y estado de pago «cubierto».
El paquete es el producto en catálogo: «Plan Bienestar, 4 masajes + 4 fisioterapias, vigencia 180 días». La membresía es ese paquete ya comprado, y es una fotografía del momento de la compra.
El vencimiento no es un evento: nadie toca la membresía cuando llega la fecha. Por eso todo lo que muestra o cuenta membresías usa el estado calculado, no una columna que se quedó vieja.
Una membresía se ofrece como forma de pago únicamente si está activa, vigente y tiene saldo del servicio específico que se está reservando.
Roles
Un solo sistema con tres puertas. El acceso no se filtra en la pantalla: se filtra antes, en el servidor, así que lo que no corresponde ni siquiera se carga.
Puesta en marcha
El orden importa: primero el modo de operación, porque de él dependen los pasos siguientes.
Datos, modo de operación y las tres reglas de reserva: anticipación, ventana y aprobación automática.
Una por ubicación. Este paso solo existe si el negocio atiende en local.
Duración, holgura, precio, y dónde y quién los presta.
Credenciales, sedes donde trabaja y servicios que está habilitado para prestar.
Una franja por cada tramo de atención. Con intervalo propio y vigencia si hace falta.
Festivos, mantenimientos y ausencias del personal.
Combos de servicios a precio fijo, con su vigencia en días.
Planes
Todos los planes traen el sistema completo: el motor de disponibilidad, los dos modos de operación, las membresías y los tres roles. Lo que cambia son los topes.
Precio por definir
Precio por definir
Precio por definir
Los topes se aplican al crear, no al usar: nunca vas a perder datos por pasarte de un límite.
Preguntas
Sí, desde Empresa → Editar → Modo de operación, y en cualquier momento. Las citas ya registradas no se tocan: cada una conserva la sede o la dirección con la que se creó.
Tampoco se borran las sedes ni las asignaciones de servicios y empleados a ellas: quedan guardadas por si el negocio vuelve a atender en un local.
Sí. Cada franja es una banda independiente, así que la jornada partida son dos franjas: 8:00 a 12:00 y 13:00 a 18:00. El hueco del almuerzo nunca aparece como turno disponible.
Y si a una franja le asignas un empleado, esa franja aplica solo a esa persona y reemplaza el horario general para ella. Quien no tenga franjas propias sigue el horario de la sede.
No hay choque. El asistente valida la disponibilidad al pintar la grilla, pero entre que el cliente ve el turno y presiona confirmar pueden pasar minutos, así que el sistema vuelve a verificar el turno justo antes de guardar. Si ya se ocupó, rechaza la reserva con un mensaje claro.
No. La sesión se retiene al reservar y se devuelve al cancelar o al rechazar la cita. Completar no cambia nada, porque la sesión ya estaba retenida desde el momento en que se agendó.
Sí. Es una de las tres reglas de reserva de la empresa, junto con la anticipación mínima (cuántas horas antes se puede seguir reservando) y la ventana de reservas (hasta cuántos días hacia adelante se abre el calendario). Con la aprobación automática activa, las citas nacen aprobadas y se saltan la revisión del personal.
No. Cada negocio tiene su propia base de datos y entra por su propio subdominio. No es un filtro que alguien pueda olvidar en una consulta: es una separación real, y por eso el respaldo, la exportación y el borrado por negocio son directos.
Todavía no, y preferimos decirlo antes que después. Esta versión registra el pago con su método (efectivo, tarjeta, transferencia o en línea) pero no lo procesa, y no envía notificaciones por correo ni WhatsApp. Las citas recurrentes y la lista de espera también están fuera de alcance por ahora.
Transparencia
Cada negocio vive en su propia base de datos. Los datos que cargas sobre tus clientes son tuyos: nosotros solo los guardamos y los procesamos para que el sistema funcione. Aquí está todo por escrito, sin letra pequeña.
Qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos y cuánto los conservamos. Incluye la diferencia entre lo que es nuestro y lo que es del negocio.
Leer la políticaQué incluye el servicio y qué no, cómo funcionan los planes y los topes, qué pasa si se suspende la suscripción y cómo te llevas tus datos si decides irte.
Leer los términosCómo pedir que borremos tu información, a quién escribirle según tu caso, qué se borra, qué hay que conservar por ley y en cuánto tiempo respondemos.
Ver el procedimientoKairo no vende datos personales, no envía publicidad a los clientes de tus negocios y no procesa pagos: registra que ocurrieron, sin guardar números de tarjeta.
Te montamos el negocio de ejemplo con tus servicios, tus horarios y tus paquetes, y lo recorremos juntos. Si no te sirve, lo dices y ya.